Die Einführung eines neuen ERP-Systems ist für Online-Händler so etwas wie eine Operation am offenen Herzen: Das entscheidende Tool für den Geschäftserfolg wird ausgetauscht, während der Betrieb möglichst ungestört weiterlaufen soll. Und wie bei der Herz-OP ist auch hier die sorgfältige Vorbereitung der Schlüssel zum Erfolg. Damit Händler sicher sein können, das beste ERP-System für ihr Geschäft zu finden, ist eine Menge an Recherche nötig. Hier ein paar Tipps für die Suche.
Mit dem ERP-System ist es bei den meisten Online-Händlern ja so eine Sache: Eigentlich ist die komplexe Software, die sämtliche Geschäftsprozesse eines Handelsunternehmen steuert, betriebliche Ressourcen wie Kapital, Personal oder Produktionsmittel verwaltet und für den reibungslosen Austausch von unternehmenswichtigen Datensätzen beispielsweise zwischen dem Shopsystem und der Warenwirtschaft sorgt, absolut unverzichtbar für den Erfolg eines Online-Shops.
Und trotzdem beschäftigt sich kaum ein Händler gern damit – eben weil das Thema so komplex ist und dadurch Änderungen am ERP-System schnell das ganze Geschäft empfindlich beeinflussen können. Deshalb verschieben sie die längst fällige Entscheidung über die Einführung eines neuen ERP-Systems bis hin zur Geschäftsschädigung – bis es dann auf einmal ganz schnell gehen muss und für eine anständige Informationssuche keine Zeit mehr bleibt.
Erster Schritt: Prozesse definieren, Optimierungspotenzial identifizieren
Dabei kann eine geordnete Suche nach dem passenden ERP-System auch dabei helfen, sich einen neuen Überblick über die eigenen Unternehmensprozesse zu verschaffen und Optimierungspotenzial zu identifizieren. „Am Anfang der Suche nach einem neuen ERP-System steht die Frage: Warum brauchen Sie eine neue Lösung?“, rät Chris Jacob, Pre Sales Consultant beim ERP-Anbieter cateno.
„Sie müssen überlegen: Welche Prozesse sollen mit dem ERP optimiert werden? Welche Prozesse müssen unbedingt beibehalten werden?“ Auf diese Fragen gibt es keine Standardantworten, da Prozesse in jedem Unternehmen sehr individuell ablaufen. Dazu kommen eventuell spezielle fachliche Anforderungen, die das ERP ebenfalls abdecken muss. „Dazu gehören beispielsweise Stücklistenvarianten, Streckengeschäft, Chargen, Seriennummern, Schnittstellen zu Anbietern, Shopsystemen oder verschiedenen Verkaufskanälen wie Online-Marktplätzen“, zählt Jacob auf. „Ein wirklich passendes ERP kann alle wichtigen Prozesse eines Unternehmens abdecken.“
Um diese Prozesse vor der Auswahl einer neuen Software zu definieren, empfiehlt der Experte ein Flussdiagramm. „Am besten zeichnet man den Workflow im Unternehmen genau auf und lässt alle beteiligten Mitarbeiter nochmal drauf schauen, ob auch alle Prozesse vollständig abgebildet sind“, so Jacob. „Daran sieht man dann gleich sehr schnell, welche Workflows zu lang und zu aufwändig sind und deshalb von einer Automatisierung am meisten profitieren könnten.“
So stellt sich in so einem Diagramm oft auf einen Blick heraus, wo ein Flaschenhals im System steckt, weil beispielsweise ein Prozess an einem überarbeiteten Mitarbeiter hängenbleibt. Genau an diesem Punkt sollte dann die Automatisierung durch ein ERP ansetzen – beispielsweise durch automatisierten Zahlungsabgleich oder die automatisierte Übergabe von Aufträgen aus dem Shopsystem in die Warenwirtschaft. Wichtig dabei ist: Mitarbeiter, die bereits seit Jahren in einem eigentlich optimierungsbedürftigen Prozess arbeiten, erkennen meist nicht, dass es Verbesserungsbedarf an ihren Abläufen gibt. Dafür braucht es schon den übergeordneten Blick eines Projektleiters. Auch ein externer Blickwinkel kann helfen, die Anforderungen an ein neues ERP zu definieren.
Webinar-Aufzeichnung: Welche Fragen Sie sich bei der Auswahl eines ERP-Systems stellen sollten
In unserem Webinar, erläuterte der ERP-Experte Chris Jakob von cateno, worauf es bei der Auswahl eines ERP-Systems ankommt. Besonders interessant natürlich, wie bei jedem guten Webinar, auch die darauffolgende Diskussionsrunde. In dieser wurden Fragen aus der Praxis für die Praxis gestellt und beantwortet.
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Haben Sie schon einmal von einer Wahl zum schönsten Formel 1-Auto gehört? Nein? Warum nicht? Weil es auf die Funktion ankommt, auch wenn die Boliden dazu noch toll aussehen. So ähnlich ist das auch im eCommerce: Der schönste Shop nützt nichts, wenn die Maschine dahinter nicht passt. Weil der Shop dann nicht funktioniert. Deshalb geht es bei erfolgreichem Online-Handel um Design »und« Funktion. Im Frontend und im Backend. Und im besten Fall um Automatisierung.