Häufige Irrtümer in Bezug auf die E-Mail Archivierung

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Die rollende Kommissionierung mit der E-Commerce-Komplettlösung von cateno! Sind Ihre E-Commerce-Prozesse durch die Anbindung der Wawi an den Online-Shop und an die Online-Marktplätze sichergestellt, erschließt sich in Ihrem Lager ein enormes Optimierungspotenzial. Intelligente Kommissionierstrategien helfen Ihnen dabei, Ihre Waren noch schneller zu versenden! Heute stellt Ihnen unser Kunde, ToniTec Beschlagsfachhandel, eine dieser Strategien – die rollende Kommissionierung – vor:

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Gastartikel von ESTUGO.de: Vielen ist sicherlich bekannt, dass es bereits seit Anfang 2017 die Pflicht zur revisionssicheren E-Mail Archivierung gibt. Dies betrifft jeden, der Geschäfte über das Internet abwickelt und damit E-Mails für Rechnungen, Aufträge oder ähnliches verwendet. In Bezug auf die Pflicht zur revisionssicheren E-Mail Archivierung gibt es einige Irrtümer. Immer wieder ist zu hören, dass einfach Postfächer gesichert oder E-Mails an externe Postfächer weitergeleitet werden. 

Lieber etwas tun, statt gar nichts? Dieser Ansatz mag in vielen Situationen funktionieren. Im Falle der revisionssicheren E-Mail Archivierung ist dies nicht der Fall. Eigene Archivierungsversuche erfüllen in der Regel nicht was vom Gesetzgeber gefordert wird. 

Was fordert der Gesetzgeber in Sachen E-Mail Archivierung?

Das Gesetz, GoBD Kapitel 3.1-3.2.5, fordert, dass jede Form der geschäftlichen Korrespondenz archiviert werden muss. Doch was ist unter geschäftlicher Korrespondenz zu verstehen? Ganz einfach, wer per E-Mail beispielsweise Rechnungen, Aufträge, Zahlungsbelege oder Verträge versendet, der muss für eine revisionssichere E-Mail Archivierung sorgen.

Revisionssichere E-Mail Archivierung bedeutet, dass von jeder E-Mail (ein- und ausgehend) eine nicht veränderbare Kopie angefertigt werden muss. Diese Kopie wird auf einem Server ablegt, der über einen Zugang zum Archiv verfügt. Kommt es zu einer Prüfung, so muss dem Prüfer ein Zugang zum Archiv zur Verfügung gestellt werden. Über diesen Zugang muss der Prüfer das Archiv mittels Stichworten durchsuchen können. 

Revisionssichere E-Mail Archivierung – Irrtümer 

Das Thema E-Mail Archivierung sorgt bei vielen Betroffenen für Achselzucken. So mancher glaubt sogar, er käme der Pflicht längst nach. Fragt man in diesen Fällen mal genauer nach, dann hört man oft folgendes: 

– Die Postfächer werden im Server Backup gesichert
Dieses Vorgehen wiederspricht der Vorgabe der Manipulationssicherheit. Ein Backup kann durch Serverumzug verloren gehen, es kann durch dich ändernde technische Anforderungen nicht mehr lesbar sein, es kann mutwillig oder absichtlich gelöscht werden.

– Die E-Mails werden per CC an ein anderes Postfach weitergeleitet
Auch hier ist eine manipulationssichere Archivierung aufgrund der Tatsache nicht gegeben, dass das Finanzamt nicht prüfen kann ob eben jede E-Mail in CC an das zweite Postfach gesandt wurde. Zudem ist auch das zweite Postfach nicht manipulationssicher. Vor einer Steuerprüfung könnten hier manuell Mails entfernt werden.

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Verkaufsbörse: Onlineshop mit hochwertigen Geschenkartikeln und Verbrauchsartikeln im Bereich Nishenprodukte

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Logo HändlerbundProfessionalisieren Sie Ihr Online-Geschäft - mit dem Händlerbund!
Der Händlerbund ist das 360°-Netzwerk für den E-Commerce und unterstützt Online-Händler bei der Professionalisierung ihres Geschäfts. Profitieren Sie von unseren Angeboten - von der rechtlichen Absicherung und Beratung von Online- und Plattformshops über Events und Weiterbildungsmöglichkeiten bis hin zu aktuellen Studien und News.

Jetzt informieren: https://www.haendlerbund.de/de/shopanbieter

(Anbietertext): Zum Verkauf steht ein Onlineshop mit hochwertigen Geschenkartikeln und Verbrauchsartikeln im Bereich Nishenprodukte ( Wohnen, Lifestyle, Deko, Wohnaccessoires ). Aus Altersgründen möchte sich der derzeitige Eigentümer von diesem lukrativen Geschäft trennen. 

Verkauft werden mehrere Internetplattformen ( 7 Domain´s ), die auf dem Shopsystem von Shopware basieren und über ein Backend laufen. 

Ca. 1.600 Artikel – 5 Lieferanten

Anbindung und Verkauf auf weiteren Marktplätzen erfolgt auf : Amazon, E-Bay, Real.de, Rakuten. 

Über 75.000 Kundendatensätze 

Retouren liegen bei max. 2% 

Angabe Sortiment / Branche 

Unser Onlineshop bietet zum Grossteil die komplette Pruduktpalette der jeweiligen Lieferanten. 

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Presseschau KW 44: Das sind Deutschlands erfolgreichste Shop-Systeme, Douglas startet Online-Marktplatz, Amazon bietet besondere Rückgabefristen zu Weihnachten

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Verpackungsgesetz 2019: Noch nicht lizenziert?
Achtung Onlinehändler! Erste Abmahnungen zum neuen Verpackungsgesetz sind bereits bekannt geworden. Verpackgo.de vom Grünen Punkt macht die Lizenzierung systembeteiligungspflichtiger Verpackungen einfach und rechtssicher. Prima auch für kleine Verpackungsmengen, denn das Gesetz macht da keinen Unterschied.

www.verpackgo.de

In der KW44 hat ibusiness wieder einmal die EHI-Liste der Top 1.000-Händler nach den am häufigsten verwendeten Shopsystemen geordnet, und wieder einmal steht Magento an der Spitze. Aber Verfolger Shopware holt kräftig auf. Douglas ist, wie bereits angekündigt, auf den Marktplatz-Zug aufgesprungen und öffnet sich als Plattform jetzt Drittverkäufern aus dem Bereich Kosmetik und Parfümerie. Am chinesischen Singles‘ Day nächste Woche steht wohl ein neuer Umsatzrekord für den E-Commerce an – von dem auch deutsche Händler und Hersteller, die in China aktiv sind, profitieren können. Und im deutschen Weihnachtsgeschäft müssen Online-Händler erneut Peak-Zuschläge einzelner Versanddienstleister einkalkulieren.

Die Themen der Woche

Welche Shopsysteme werden von Deutschlands Top-1.000-Händlern eingesetzt? iBusiness hat die aktuelle EHI-Studie genauer unter die Lupe genommenund, wie auch schon in den Vorjahren, ein Ranking erstellt. Und das ist für einige Überraschungen gut. Spoiler: Magento ist immer noch an der Spitze – aber Shopware holt mit Riesenschritten auf und könnte sich nächstes Jahr auf Platz 1 setzen. Und Shopify? Der Durchstarter, über den aktuell alle reden, taucht im Ranking (noch) nicht auf.

Marktplätze haben weiter Konjunktur. Ab sofort betreibt die Parfümerie-Kette Douglas ebenfalls eine eigene Plattform, berichtet neuhandeln.de. Kunden finden daher im Online-Shop Douglas.de jetzt auch Produkte, die von Partnern geliefert werden – und nicht von Douglas stammen. So will die Parfümerie-Kette ihren Kunden eine breitere Online-Auswahl bieten – ohne dafür selbst zusätzliche Warenbestände aufbauen zu müssen. 

Hierzulande reden schon wieder alle Händler über den Black Friday und die Cyber Week. Dabei können diese Schnäppchentage im Vergleich mit dem chinesischen Singles’ Day am 11. November komplett einpacken: An diesem einzelnen Tag macht der chinesische Onlinehandel zweistellige Milliardenumsätze, und die Konsumlust der Chinesen wächst ungebremst, zeigt eine Studie. Davon können auch europäische Händler und Hersteller profitieren. ->Handelsblatt.com

Die Auswirkungen des neuen Google-Updates „Bert“ werden besonders Online-Shops zu spüren bekommen, da zahlreiche Produkttexte für das klassische Ranking optimiert sind und sonst keinen wirklichen Mehrwert bieten. Markus Schindler von Hurra.com hat auf Internetworld.de Tipps für Händler.

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