Die Total Costs of Ownership (TCO), also Gesamtkostenbetrachtung, sind für jeden Händler essentieller Bestandteil der eigenen Kalkulation und im Auswahlprozess einer E-Commerce-Software. Die Betrachtung der TCO hängt sehr stark von den Vorbedingungen und dem gewählten Softwareansatz ab. Am einfachsten ist ein Projekt auf einer grünen Wiese, aber diese Situation ist sehr selten. Meist muss eine Integration in eine bestehende Landschaft gemeistert werden. Hierfür sind unterschiedlichste Konnektoren notwendig. Durch die Integration kann es auch zu Folgekosten kommen, bspw. Third Party Access von SAP. Verwendet man statt einer Standardsoftware ein Framework, wird man selbst zu einem Hersteller und muss mit einer völlig anderen Kostenstruktur rechnen.
Grundsätzlich lassen sich die TCO in initiale Kosten (CAPEX) und laufende Kosten (OPEX) unterteilen. Je nach verwendetem Softwaremodell verlagern sich die Kosten stärker in den CAPEX- bzw. OPEX-Bereich. Bei einem klassischen on-premises Lizenzmodell steigt CAPEX, während bei einem Subscription Modell OPEX steigt. Neben der Kostenstruktur bringt die Wahl zwischen Perpetual-Lizenz und Software-as-a-Service noch eine ganze Reihe weiterer Verzweigungen in die Betrachtung mit ein. Eine hoch standardisierte Software, wie bei einem (richtigen) SaaS-Modell, lässt sich im Vergleich zu einer Lizenzlösung im Kern nicht verändern. Dieses Individualisierungspotenzial birgt jedoch ein hohes Kostenrisiko aufgrund komplexer Migrationspfade.
CAPEX – Initiale Kosten
Kosten für System- und Agenturenvaluierung. Unabhängig davon, ob Sie auf der grünen Wiese oder mit einem Replatforming starten, Sie müssen sich für eine E-Commerce-Plattform entscheiden. Aufgrund der Anzahl der Systeme und deren Komplexität kann es gut vorkommen, dass Sie externe Hilfe in Anspruch nehmen. Außerdem kann es hilfreich in den Verhandlungen mit Herstellern / Agenturen sein, wenn Sie einen neutralen Gutachter auf Ihrer Seite haben.
In den meisten Fällen wird eine E-Commerce-Plattform durch einen Systemintegrator integriert und angepasst. Dies sind meist Agenturen mit einer E-Commerce-Plattform oder mehreren Plattformen im Portfolio. Wägen Sie zwischen Neutralität und Plattformkompetenz der Agentur ab. Da bei Mid-Market-Projekten durchaus Personentage im Tausenderbereich anfallen können, sollten Sie auch hier sehr genau prüfen, mit welcher Agentur Sie den Weg beschreiten.
Individualisierungs- / Implementierungskosten.Ihre E-Commerce-Plattform fällt von der Stange. Jetzt müssen Sie ihn noch an Ihr Corporate Design und die Anforderungen Ihres Geschäftsmodells anpassen. Dies betrifft das Frontend jeder Touchpoints und Channels sowie die generellen Funktionalitäten. Je nach notwendigem Anpassungsgrad entstehen anfangs hohe Kosten. Der Grad der Kosten hängt von der grundlegenden Art der Software und deren Qualität ab. Ist es ein Framework oder eine Standardsoftware. Hinzu kommt noch die Übereinstimmung der Out-of-the-Box-Features (OOTB) mit Ihren Anforderungen und dem Vorfertigungsgrad der Funktionalitäten. Der Vorfertigungsgrad kann von Software Development Kit (SDK) bis zum Core-Feature reichen. Darüber hinaus muss der Vorfertigungsgrad nicht unbedingt im Feature-Bereich liegen. Wenn Sie sich für eine Magento V2 entscheiden, sollten Sie gleich an High Performance Coding, Loadbalancing und Varnish Cache denken, um eine akzeptable Performance zu erreichen. Dies treibt die Personentage natürlich in die Höhe.
Wichtig: Höchster Kostentreiber sind die Initialen Projektkosten. Prüfen Sie die derzeitigen und zukünftigen OOTB-Features der E-Commerce-Plattform mit Ihren derzeitigen und zukünftigen Anforderungen aus dem Geschäftsmodell. Je höher die Übereinstimmung, desto besser.
Datenimport. Ihre Produkt- und Kundendaten müssen von ihrem bisherigen System in das neue System importiert werden. Aufgrund von unterschiedlichen Dateiformaten und verschiedenen Import- und Exportfunktionen sowie der schieren Datenmenge entstehen zusätzliche Kosten.
Konnektoren zu Drittsystemen. Ihre E-Commerce-Plattform muss in ihre bestehende IT-Landschaft eingebunden werden. Hierzu sind Konnektoren zu den verschiedenen Plattformen notwendig.
Third Party Services. Nach einem Replatforming werden Ihre gesamten SEO-Bemühungen einem Stresstest unterzogen. Damit die Werte nicht völlig abstürzen, empfiehlt es sich, einen SEO-Spezialisten hinzuzuziehen, um schnellstmöglich wieder die alten Positionen zu besetzen. Das Gleiche trifft übrigens für Ihre Conversion Rate zu. Nach einem Replatforming stürzt diese ein, da die meisten Stammkunden sich nicht mehr zurechtfinden.
Kosten für externe IT-Ressourcen. Zur Sicherung der Projektumsetzung und der Projektqualität kann es dazu kommen, dass sie temporäre IT-Ressourcen benötigten. Vor allem, wenn Sie eine Deadline einhalten müssen oder externe Pretests planen.
Trainingskosten. In allen Fällen müssen Sie die Nutzer und Entwickler auf der neuen Plattform trainieren. Dies lässt sich der Hersteller meist auch bezahlen.
OPEX – Laufende Kosten
Lizenzkosten. Das sind die reinen Kosten für die Nutzung der Software und können über unterschiedlichste Modelle und Metriken dargestellt werden. Beispielsweise als Einmalzahlung oder per Abonnement (Subscription). Berechnet wird über verwendete Kerne, Views, Umsatzbänder, Benutzer oder prozentualen Anteil am Umsatz. Einige Preismetriken sind linear andere degressiv. Lineare prozentuale Umsatzkosten erscheinen zwar anfangs sehr attraktiv, können aber später sehr teuer werden.
Betriebskosten. Software benötigt Wartung. Diese werden im Allgemeinen unter dem Begriff “Business as Usual” (BAU) zusammengefasst. Um ein Gefühl für BAU-Kosten zu bekommen, nehmen wir eine Total Economic Impact Analysis von Forrester über die Verwendung der SAP Commerce Cloud als Grundlage zur Hand. Das hier verwendete Demo-Unternehmen ist international aufgestellt, hat 1 Milliarde US-Dollar Umsatz und 200.000 Kunden. Zum Betrieb von SAP Commerce Cloud wurden 14 Cores veranschlagt. Das Management der Cores benötigt 12 Vollzeitäquivalente IT-Ressourcen mit einem geschätzten Jahresgehalt von je 100.000 US-Dollar.
Hosting-Kosten. Irgendwo muss Ihre Plattform physisch liegen. Entweder ist das bei Ihnen oder bei Drittanbietern. Wenn die E-Commerce-Plattform bei Dritten liegt, dann kann das entweder als Managed Server oder in der Cloud beispielsweise als Single- oder Multi-Tenant erfolgen. Bei einem Single-Tenant-Ansatz liegen Sie in ihrer Instanz in der Cloud. Das erlaubt mehr Freiheit und Konfigurationsmöglichkeiten. Bei einem Multi-Tenant-Ansatz liegen andere Systeme mit Ihnen in einer Instanz. Vorgenommene Konfigurationen und Lastverteilungen innerhalb der Instanz betreffen alle. Im Allgemeinen ist diese Option etwas günstiger. Je nach gewählter Option haben Sie mehr Individualität oder einen Kostenvorteil.
Payment Provider. Sie werden in vielen Fällen eine Auswahl an Payment-Schnittstellen benötigen, um die Bezahlungen Ihrer Kunden abzuwickeln. Diese Schnittstellen werden durch einen Externen bereitgestellt und die Kosten dafür liegen meist zwischen 1,9 – 3% vom Umsatz.
Kosten durch Drittanbieter. In einigen Fällen müssen Sie auf Technologien von Dritten zurückgreifen. Beispielsweise schließen Sie an ihre Headless E-Commerce-Plattform ein CMS oder ein CRM an. Einige Plattformen im Enterprise-Bereich bringen Kapazitäten in diesem Bereich mit. Magento und Intershop liefern beispielsweise ein CMS von Haus aus mit. Bei Best-of-Breed-Ansätzen werden Sie weitere Technologien integrieren, beispielsweise Marketing-Automation-Lösungen, Personalisierungslösungen, E-Mail Service Provider, Fraud Tools oder Performance Monitoring Tools.
Erweiterungen und Applikationen. In vielen Fällen stellt eine E-Commerce-Plattform nur Standardfunktionalitäten bereit. Erweiterte Funktionalitäten müssen Sie dann über Erweiterungen / Applikationen integrieren, die von Dritten angeboten werden. Gute Beispiele sind der Marktplatz von Shopify, Shopware oder Magento.
Supportkosten. Ihre Software wird technische und funktionale Probleme verursachen. Performance, Sicherheit, Bugs, Integrationen usw. Diese lassen sich meist nur in Zusammenarbeit mit dem Hersteller lösen und dieser will dafür entlohnt werden. Die Supportkosten werden meist in Service Level Agreements (SLA) definiert. Die SLA sind von Hersteller zu Hersteller völlig unterschiedlich und betreffen die E-Commerce-Plattform als Ganzes oder nur Core-Funktionalitäten. Ebenso werden in den unterschiedlichen SLA verschieden schnelle Reaktionszeiten und Interaktionsmöglichen zur Verfügung gestellt. Bei Lizenzmodellen betragen die Lizenzkosten meist um die 20% von den Gesamtkosten. Bei SaaS-Lösungen ist ein kostenloser Grundsupport meist enthalten.
Fazit
Die TCO strukturieren sich je nach Vorbedingungen, IT-Landschaft, Geschäftsmodell und ausgewähltem Softwareansatz. Alle Faktoren beeinflussen sich gegenseitig und können CAPEX und OPEX deutlich verändern. Bei einigen Modellen sind die CAPEX höher, bei anderen Modellen die OPEX. Eine TCO-Betrachtung sollte mindestens über drei Jahre gehen. Besser sind fünf Jahre, da in den meisten Fällen danach ein Replatforming ansteht.
Auf der anderen Seite sollten Sie ebenfalls betrachten, dass jede Kategorie der TCO sich völlig anders verhalten kann. Eine Magento Open Source mag durch die kostenlose Edition attraktiv erscheinen, offenbart jedoch hohe OPEX, sodass sich langfristig eher eine SaaS-Lösung lohnen könnte.
Die TCO sind allerdings nur ein Teil der Medaille. Sie stellen die “Ausgabenseite” dar. Um eine vollständige Betrachtung des Potenzials einer E-Commerce-Plattform zu erhalten, benötigt man noch die Total-Economic-Impact-Analyse (TEI), die das Potenzial einer Plattform abschätzt. Wie viel mehr ROI und Umsatz kann durch eine Plattform erzielt werden? Wirkt sich die verwendete Personalisierungsfunktionalität positiv auf meine Conversion Rate aus? Sinken meine Kosten in einem bestimmten Bereich? Innerhalb der Systemevaluierung sollten Sie dringend auch diese Fragen betrachten, da eine E-Commerce-Plattform nicht nur eine Kostenstelle darstellen darf.
 Unter dem Pseudonym Marian Haller analysiert unser Gastautor vor allem Shopsysteme und –technologien. Dies ist auch sein berufliches Hauptbetätigungsfeld im E-Commerce. Er gilt als ausgesprochener Experte auf diesem Gebiet.
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