Nie mehr Out-of-Stock: Wie Händler die Beschaffung ihrer Topseller passgenau steuern

Topseller-Produkte mit hohen regelmäßigen Verkäufen, starken Margen und stabilen Lieferketten sind des Händlers liebstes Kind: Auf solchen A und A+-Artikeln fußt maßgeblich der Erfolg aller Handelsunternehmen. Umso wichtiger, dass die Lagerregale dieser Produkte stets gut gefüllt sind. Doch wie planen Händler ihren Absatz und Einkauf passgenau? Mit Controlling natürlich. Wir zeigen Ihnen, wie es geht. 

Egal ob groß oder klein, ob Garagenhändler oder Millionen-Dreher, eins ist bei so gut wie allen Verkäufern das gleiche: Den Löwenanteil ihres Umsatzes und ihres Gewinns (rund 80 Prozent) erwirtschaften Händler mit wenigen, oft über Jahre hinweg konstanten Topsellern, die zahlenmäßig nur 5 bis 10 Prozent des gesamten Sortiments ausmachen. Händler sollten genau wissen, welche Produkte ihre besten Pferde im Stall sind. Um das zu ermitteln, braucht man eine ABC-XYZ-Cluster-Analyse. Dabei hilft entweder ein professionelles Controlling-Tool – oder einfach Excel.

Folgende Daten sollten Sie für die Analyse zur Hand haben:

• Artikelnummer/SKU
• Name Marke
• Bestand
• Bestand pro Tag
• Anzahl Tage out of Stock
• Durchschnittlicher Einkaufspreis
• Verkäufe
• Durchschnittlicher Umsatz pro Tag
• Durchschnittliche Verkäufe pro Tag

Mit diesen Zahlen können Sie im ersten Schritt eine ABC-Analyse erstellen und diese nach Deckungsbeitrag sortieren. Dadurch wissen Sie schon mal, welche Produkte zusammen die höchsten Gewinne erzielen. Im zweiten Schritt sortieren Sie das Sortiment dann in der XYZ-Analyse nach Absatz pro Tag und ermitteln so die Schnell- und Langsamdreher im Sortiment. Im dritten Schritt führen Sie die beiden Zahlenwerke in einem Cluster zusammen:

Und schon können Sie mit einem Blick die Lieblingskinder im Sortiment ausmachen:

• AX-Produkte erzielen hohe Deckungsbeiträge und verkaufen sich fast täglich.
• AY-Produkte erzielen bei sporadischen Verkäufen ebenfalls hohe Deckungsbeiträge (z.B. Saisonware)
• AZ-Produkte verkaufen sich selten, tragen aber durch außergewöhnlich gute Margen trotzdem zum Gewinn bei
• BX-Produkte haben nur einen mittleren Deckungsbeitrag, sind aber durch die regelmäßigen Verkäufe dennoch ein stabiler Topseller.

Auf den Produkten in diesen vier Clustern ist Ihr Unternehmenserfolg gebaut – und sie sollten möglichst immer verfügbar sein.

Bestandsplanung für Topseller

Um Out-of-Stock-Situationen in der Zukunft zu vermeiden, hilft ein Blick in die Vergangenheit. Wie oft wurde ein Produkt in einem festgelegten Zeitraum verkauft? Diese Absatzzahl geteilt durch die Anzahl der Tage im Betrachtungszeitraum ergibt die durchschnittlichen Verkäufe pro Tag; und mit dieser Messgröße lassen sich Prognosen für die Zukunft ableiten. Zusammen mit dem aktuellen Bestand ergibt sich daraus eine errechnete Bestandsreichweite. 

Und, Achtung Kür: Aus dieser Bestandsreichweite in Kombination mit Daten über die durchschnittlichen Beschaffungszeiten eines Produkts ergeben sich konkrete Handlungsanweisungen für den Einkauf. Wer konkret einschätzen kann, wann ein Lagerplatz leer läuft, kann die nächste Charge beim Lieferanten rechtzeitig ordern und eine Out-Of-Stock-Situation, die gerade bei den Topsellern besonders weh tut, vermeiden. 

Machen Sie Ihr Unternehmen krisenfest

Tipp der Redaktion: Unser Partner DataWow analysiert Ihre Daten und zeigt Ihnen auf, wie Sie nicht nur Umsatz und Ertrag signifikant steigern können, sondern auch Ihre Liquidität, Lager und Sortiment optimieren. Dies ist die beste Ausgangslage, um möglichst unbeschadet aus der zu erwartenden Lieferkrise mit deren Folgeschäden für den Online-Handel herauszukommen und danach gesund durchzustarten.

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Sonderfall Saisonware

Auch für Händler, deren Topseller sich besonders in bestimmten Jahreszeiten gut verkaufen (in der ABC-XYZ-Analyse meistens AY-Artikel), profitieren besonders von so einer Controlling-gestützten Reichweitenanalyse. Erweitert man die Tabelle um eine Spalte mit der Laufzeit der Saison in Tagen, kann man anhand der Bestandsreichweite schnell ermitteln, ob ein Artikel voraussichtlich schon vor Ende der Saison ausverkauft sein wird, oder ob vermutlich Artikel übrig bleiben werden, die dann nach der Saison bleischwer und unverkäuflich in den Regalen liegen. 

Hier kann die Analyse dabei helfen, Artikel zu identifizieren, bei denen sich eine Nachbestellung lohnen könnte – oder auch eine Preiserhöhung: Leicht erhöhte Preise reduzieren den Absatz und verlängern damit die Reichweite, steigern aber den Gewinn unterm Strich deutlich. Mit Preiserhöhungen von 5 – 10 Prozent lässt sich der Gewinn eines Produkts meist um 35-40 Prozent steigern. Eine passgenaue Bestandsplanung vermeidet Out-Of-Stock-Situationen und hält das Lager schlank. Doch gerade die Corona-Krise mit ihren eingeschränkten Lieferprozessketten hat gezeigt, dass Händler im Lager einen gewissen Puffer brauchen, um unvorhergesehene Probleme auf Lieferantenseite zu überbrücken. Wie man Sicherheitsbestände sinnvoll plant, erklären wir Ihnen im nächsten Teil unserer Serie „Controlling in der Praxis“. 

Webinaraufzeichnung

Dieser Artikel ist eine Zusammenfassung eines unserer kostenlosen Webinare zum E-Commerce Controlling. Sie können sich alle unsere bisherigen Webinar zum Thema gerne hier ansehen bzw. wäre das sowieso unsere dringende Empfehlung:
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