e-vendo AG weist auf rechtliche Fallstricke der GoBD-Regelung für Onlinehändler hin

(Pressemitteilung): Berlin, den 03.11.2015 – Digitale Dokumente sind gerade im eCommerce Gang und Gäbe. Demzufolge sind die neuen GoBD, welche die bisher geltenden Vorgaben zur ordnungsgemäßen DV-gestützten Buchführung (GoBS) modernisieren, grundsätzlich zu befürworten. Einige Neuerungen in den GoBD könnten für viele Onlinehändler allerdings rechtliche Fallstricke bergen. Händler sollten deshalb Ihre eingesetzten Systeme zeitnah auf die neuen rechtlichen Anforderungen hin überprüfen.

Die e-vendo AG, Anbieter einer integrierten Omnichannel-Softwarelösung für den Online- und stationären Handel, weist im Zuge der Einführung der GoBD auf rechtliche Fallstricke hin, die Händlern beim Einsatz bestimmter Software-Systeme drohen. Um Steuerschätzungen und dadurch bedingte Nachzahlungen zu vermeiden, sollten sich Händler folglich dringend mit dem Thema auseinandersetzen. Die Regelungen gelten bereits für die Veranlagungszeiträume ab 01.01.2015.

Durchgängigkeit muss über alle Systeme hinweg gewährleistet werden

Den neuen gesetzlichen Vorgaben unterliegen nicht nur – wie bisher – die Finanzbuchhaltungssysteme, sondern alle Systeme die buchführungs- oder aufzeichnungspflichtige Daten erfassen, erzeugen, empfangen, übernehmen, verarbeiten, speichern oder übermitteln. Das bedeutet: Auch Vor- und Nebensysteme, wie Warenwirtschaft, Kasse oder Shopsoftware müssen den Grundsätzen entsprechen.

Da alle Vorgänge lückenlos über alle Systeme nachvollzieh- und nachweisbar sein müssen, könnten vor allem Händler, die keine integrierten Systeme für Onlineshop, Marktplatzverkäufe, Warenwirtschaft und gegebenenfalls stationären Handel nutzen, auf Probleme stoßen. In diesem Fall wären Händler dazu verpflichtet, Kontroll- und Abstimmungsverfahren einzuführen, mit denen die Identität von gespeicherten Buchungen aus Drittsystemen im Hauptsystem gewährleistet und nachgewiesen werden kann. Somit beziehen sich die GoBD nicht nur auf die Systeme an sich, sondern auch auf die Integrität und Funktionalität von Schnittstellen zwischen den Systemen.

Umfassender elektronischer Zugriff auf alle Unterlagen

Kommt es zu einer Betriebsprüfung, müssen Händler die Unterlagen auf unterschiedliche Weise zur Verfügung stellen können. Zum einen müssen sie in der Lage sein, einen umfassenden elektronischen Lesezugriff auf das System zu gewährleisten, zum anderen müssen sie die Daten in maschinell auswertbarer Form zur Verfügung stellen können. Auch die zur Auswertung der Daten notwendigen Strukturinformationen müssen in maschinell auswertbarer Form mitgeliefert werden. Dabei geht es nicht nur um die Unterlagen aus der Finanzbuchhaltung, sondern wie bereits beim vorangegangenen Punkt, auch um den Zugriff auf alle Vor- und Nebensysteme, wie Warenwirtschaft oder Onlineshop.

Unveränderbarkeit von Daten muss garantiert werden

Die Anforderungen an die Unveränderbarkeit von Daten und Buchungen wurden nochmals verschärft. Wird ein Beleg final gebucht, darf dieser nachträglich nicht mehr geändert werden. Weder in der Finanzbuchhaltung, noch in den Vor- und Nebensystemen wie Warenwirtschaft oder Onlineshop. Nachträglich ist nur noch eine Stornierung des Beleges zulässig. Belege, die noch nicht final gebucht wurden, können zwar noch abgeändert werden, diese Änderungen müssen aber genau protokolliert und historisiert werden.

Händler sollten Anforderungen schnellstmöglich prüfen

Händler sollten schnellstmöglich überprüfen, ob ihr Systemanbieter die Anforderungen an Datenbereitstellung, und Belegaufbewahrung sowie Unveränderbarkeit von Buchungen und die Protokollierung von Änderungen abdeckt. Gerade bei Onlineshop-Betreibern oder Multichannel-Händlern, die mit Insel- oder Einzellösungen für Shop, Warenwirtschaft oder Kasse arbeiten, könnte Handlungsbedarf bestehen.

Interessenten können das e-vendo System, bestehend aus Warenwirtschaft, Marktplatzanbindung, Onlineshop sowie Kassenmodul unverbindlich und kostenfrei testen. Der Testzugang kann online unter www.e-vendo.de beauftragt werden.