Die Bereitstellung von aktuellen und zielgruppengerechten Produktinformationen ist eine zentrale Anforderung an Unternehmen, um erfolgreich im E-Commerce zu bestehen. Ein PIM-System (engl. Product Information Management) bietet die benötigten Werkzeuge, um Produktinformationen an zentraler Stelle zusammenzuführen, aufzubereiten, anzureichern und anschließend Channel-bezogen verfügbar zu machen.
Effiziente Datenpflege mit PIM
Wurden die Produkte vieler Unternehmen bisher nur in Katalogen oder stationär im Einzelhandel präsentiert, gibt es heute wesentlich mehr Vertriebskanäle. Die Bereitstellung von aufbereiteten Channel-bezogenen Produktinformationen, ob für Print, Mobile oder einen Online-Shop kann schnell sehr aufwendig werden.
Ein häufiges Problem ist, dass Produktinformationen an verschiedenen Orten (ERP-System oder lokale Dateien wie Word- oder Excel-Dokumente) abgelegt sind und nicht zentral zur Verfügung stehen. Pflegt nun jeder Verantwortliche die von ihm benötigten Produktinformationen, führt dies nicht nur zu einem Mehraufwand, sondern kann auch zu Abweichungen in den publizierten Informationen führen. Oft wird beispielsweise neben dem Online-Shop eine Homepage betrieben, die Produktinformationen werden aber jeweils in den systemeigenen Backends gepflegt. Sollen im Rahmen einer E-Commerce-Strategie Produktinformationen auch für andere Channels wie zum Beispiel Amazon oder Google Shopping genutzt werden, ergeben sich schnell neue Anforderungen an die Qualität und Aktualität der Produktinformationen.
PIM-Systeme dienen zur Unterstützung dieser Prozesse und basieren in der Regel auf einem Stammdaten-Modell. Im Unternehmen können so alle Produktinformationen an einem zentralen Ort medienneutral gepflegt werden. Die Produktinformationen können anschließend für jeden Channel angereichert oder ggf. gekürzt werden, ohne das Stammdaten manipuliert werden müssen. Erfolgen Änderungen an den Stammdaten, werden diese aber für alle Kanäle berücksichtigt. Aktuelle und einheitliche Informationen sind so in allen Vertriebskanälen gewährleistet. Dies kann für Unternehmen bei entsprechend durchdachter Auswahl und Implementierung des PIM-Systems eine erhebliche Aufwandsreduzierung bei der Datenpflege und eine verbesserte Datenqualität herbeiführen.
Entscheidungskriterien für die Wahl des richtigen PIM-Systems
Unternehmen aus unterschiedlichsten Branchen stehen vor großen Herausforderungen bei der Verwaltung ihrer Produktinformationen. PIM-Systeme sollten so organisiert sein, dass sie alle möglichen Anforderungen abbilden können. Das Etablieren eines effizienten PIM-Systems ist immer eine Kombination aus der richtigen Software-Entscheidung und der optimalen Software Integration. Nur wenn beide Faktoren ausreichend beachtet werden, ergeben sich die erhofften Synergien eines PIM-Systems.
Die Entscheidungskriterien, welches PIM-System das richtige ist, leiten sich aus der Analyse des Ist-Zustandes ab. Die Entscheidung, ob sich die Einführung eines PIM-Systems lohnt, hängt immer von den Anforderungen an die Produktinformationen ab. Voraussetzung ist auch, dass auf Unternehmensseite für die Einführung genügend Ressourcen zur Verfügung gestellt werden. Die Implementierung des Systems wird im Regelfall von einem Dienstleister übernommen. Jedoch werden für die Entwicklung des richtigen Datenmodells und die Analyse der Prozesse unternehmenseigene Ressourcen benötigt. Diese Analyse kann auch zur neuen Bewertung der eigenen Workflows führen und einen internen Change-Prozess anstoßen.
Vor der Wahl eines ein geeigneten PIM-Systems sollten folgende Fragen beantwortet werden:
- Was soll durch die Einführung des PIM-Systems verändert werden?
- Wie sieht die aktuelle Systemlandschaft aus?
- Woher kommen die Produktdaten?
- Welche Systeme sollen an das PIM-System angeschlossen werden?
- Welche Schnittstellen gibt es bei den bestehenden Systemen?
- Welche Ausleitungskanäle sollen angebunden werden?
- Welche Besonderheiten der Produkte müssen abbildbar sein (z. B. Varianten oder Konfigurationen)?
- Können alle Anforderungen abgebildet werden, auch diese die sich ggf. in der Zukunft ergeben werden?
Ausschlaggebende Faktoren für eine erfolgreiche Implementierung
In den meisten Fällen ist bereits ein ERP-System im Einsatz, das als Quelle für die initiale Datenmigration verwendet werden kann. Erfahrungen zeigen aber auch, dass Produktinformationen nur in einem Produktkatalog aktuell und gepflegt vorliegen. Diese müssen dann in einen importfähigen Zustand überführt werden. Der entstehende Aufwand für den Import der Bestandsdaten richtet sich nicht nur nach verfügbaren Quelle und deren Schnittstellen, sondern auch nach der Datenqualität. Sind zum Beispiel die Merkmale der Produkte nicht harmonisiert, entsteht hier vor beziehungsweise während des Imports ein erheblicher Mehraufwand. Für den automatisierten Import der Bestandsdaten müssen diese in einer bereinigten Form vorliegen. Oft zeigt sich, dass gerade Produktmerkmale wie zum Beispiel das Gewicht oder Längenangaben in unterschiedlichen Maßeinheiten oder mit unterschiedlichen Merkmalsbezeichnern vorliegen. Die Harmonisierung der Produktmerkmale kann technisch unterstützt, muss schlussendlich aber manuell geprüft und zugeordnet werden.
Die Entwicklung eines konsistenten Stammdatenmodells ist ausschlaggebend und erfolgt nach der Analyse des bestehenden Produktportfolios. Je nach Funktionsweise des ausgewählten PIM-Systems werden die Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Elementen (Produktgruppen, Produkte, Varianten) und vorhandenen Merkmalen initial festgelegt. Besteht die Möglichkeit, sollten Merkmal-Sets angelegt werden, welche für eine Produktgruppe oder ein Produkt optional sind. Dadurch wird schon bei der Anlage eines neuen Produkts gewährleistet, dass es die benötigten Informationen trägt.
Eine gründliche Analyse der vorhandenen Produktdaten mit Berücksichtigung aller Einzelfälle ist die Basis, so dass Überraschungen bei einem späteren Import oder der Anlage von Produkte verhindert werden können. Zudem sollte die Modellierung immer unter dem Gesichtspunkt der komfortablen Datenpflege erfolgen und keine ausleitungsspezifischen Aspekte berücksichtigen.
Nach dem Finalisieren des Datenmodells können auch die Schnittstellen zu den gewünschten Ausleitungskanälen konfiguriert werden. Zu beachten ist, wie anfangs erwähnt, dass bestenfalls schon Schnittstellen oder zumindest Erfahrungen in der Einbindung der Zielsysteme bestehen. Die Entwicklung oder Anpassung einer Schnittstelle führt oft zu hohen Aufwänden und der Verschiebung von Meilensteinen, da diese zu Projektbeginn falsch eingeschätzt wurden.
Fazit: Know-how über eigene Produktdaten ist die Basis für die erfolgreiche PIM-Implementierung
Ein PIM-System bietet bei der Aufbereitung, Qualitätssicherung und Ausleitung der Produktinformationen eine große Unterstützung und ist für eine zeitgemäße E-Business-Strategie obligatorisch. Um das ganze Potenzial eines PIM-Systems ausschöpfen zu können, muss das vorhandene Know-how über eigene Produktdaten und Unternehmensprozesse in die Implementierung des Systems einfließen. Zu Projektbeginn sollten daher die wesentlichen Kriterien bei der Wahl des richtigen Partners und PIM-Systems beachtet werden. Stellt man dann noch die nötigen Ressourcen bereit und begleitet den Change-Prozess von Beginn an, werden sich die anfänglichen Investitionen in kurzer Zeit amortisieren.
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