SEPA – konkrete Handlungsanweisungen für Onlinehändler

SEPA kommt.
So oder so.
Wegducken hilft nix. Bangemachen auch nicht. Ein Blick auf das Gesamtthema dagegen schon. Los geht’s:

Sinn und Zweck von SEPA

Dass die Finanzmärkte in Europa maximal ineinander verzahnt sind, weiß man – spätestens seit der Merkelschen Klarstellung, wie „systemrelevant“ selbst die letzte Bank in Hintertupfistan für das Überlegen der europäischen Finanzgesundheit ist. Damit sich innerhalb dieses Systems die Geldströme nicht ständig an nationalen organisatorischen und technischen Eigenarten stauen, sondern frei und schnell hin und her flottieren können, ist es nötig, bezüglich Geldtransfers zu einer einheitlichen Methode zu kommen. Und Nutzer bei grenzüberschreitenden Überweisungen im Streitfall nicht mehr der Willkür von untereinander auf verschiedener Rechts- und Ablaufbasis verhandelnden Banken ausgeliefert ist, braucht es eine einheitliche Rechtsbasis. Dann ist die bequeme Bezahlung per Lastschrift auch grenzüberschreitend möglich…

Einheitlich heißt also: Technisch in einheitlichen Standards, organisatorisch mit einheitlichen Abläufen, rechtlich mit einheitlichen Regelungen. Das hat erhebliche Vorteile, nicht zuletzt finanzielle (für die Bankenwirtschaft). Denn es betrifft 33 Länder mit 500 Millionen Einwohnern und damit ca.  87,5 Mrd. Transaktionen¹.

Vereinheitlichen bedeutet für Länder, die beim Geldtransfer bisher ganz eigene Wege gegangen sind: Schluss mit den proprietären Lösungen, jetzt muss auf den Standard eingeschwenkt werden. „Hintertupfistan“ darf einfach nicht mehr sein!

Leider, leider aber gehört Deutschland zu einem der „Hintertupfistan-Ländern“: Denn Geld konnte hier bislang jeder „einfach“ so bei jedem abbuchen, solange er nur dessen Kontonummer kannte! Absolut unvorstellbar für die Menschen in manchen Nachbarländern. Und die Daten wurden in einem proprietären Format übertragen. Kurzum: So geht das natürlich nicht weiter!

Nicht weiter heißt: Nicht weiter als bis Januar 2014. Dann ist Schluss mit den nationalen Sonderregelungen.

Ab Februar 2014 können Überweisungen und Lastschriften also nur noch nach den neuen Regelungen durchgeführt werden. Dies betrifft

• die gesetzliche Grundlage,
• das Datenübertragungsformat und
• den organisatorischen Ablauf

Im Folgenden erläutern wir die Änderungen im Einzelnen und untersuchen, welcher Handlungsbedarf sich daraus für Onlinehändler ergibt. Dabei beziehen sich die Ausführungen auf das Regelwerk für die SEPA-Basis-Lastschrift, als das Lastschriftverfahren, welches zwischen Händler und Verbraucher zum Einsatz kommt.

Gesetzliche Grundlage

Zur gesetzlichen Grundlage, besonders im Hinblick auf die Bedingungen für die SEPA-Lastschriftmandate gab es in der Vergangenheit viel Verwirrung. Mittlerweile steht fest, dass es auch in Zukunft möglich sein wird, von den Kunden das Mandat zum Lastschrifteinzug auf herkömmliche Weise zu gewinnen – also auch ohne händische Unterschrift. Näheres hierzu siehe hier und hier.

Kunden können einer SEPA-Basis-Lastschrift innerhalb von acht Wochen nach Kontobelastung widersprechen. Bei einem Einzug, für das kein gültiges SEPA-Mandat vorliegt, beträgt die Spanne 13 Monate. Die Beweisführung über das Vorliegen eines gültigen Mandates ist – wie aktuell bei der herkömmlichen Lastschrift auch – im Streitfall Sache des Händlers. Darum gilt die kürzere Rückgabefrist im Zweifelsfall nur für autorisierte Mandate, also Mandate mit händischer Unterschrift bzw. zertifizierter Signatur („eMandat“), während Händler, die Mandate ohne Unterschrift/Signatur akzeptieren, im Konfliktfall schlechter dastehen.

Allerdings ist auch dies keine neue Situation, denn auch bei der althergebrachten Lastschrift war „eigentlich“ eine händische Unterschrift zur Autorisierung gefordert. So „bezahlen“ dass Händler die gängige Praxis der nicht-unterschriebenen Einzugsberechtigungen auch bislang mit einer verlängerten Rückgabefrist, wobei schlimmstensfalls sogar gar keine zeitliche Begrenzung besteht². Insofern tritt hier mit SEPA eine rechtliche Verbesserung für den Händler ein.

Konkreter Handlungsbedarf:

Händler müssen hier mit ihrer Hausbank klären, welche genauen Regelungen diese für die Lastschrift-Mandate vorsehen. Oft müssen auch entsprechende schriftliche Vereinbarungen über die Nutzung von SEPA-Dienstleistungen getroffen werden.

Wer dies noch nicht getan hat, sollte schnellstens bei seiner Bank vorsprechen. Weil auch auch die Banken – vor allem die Berater vor Ort in den Filialen – lange Zeit über die genauen Prozedere ein wenig im Dunklen tappten, ist es gut, sich für diese Gespräche konkrete Fragen vorzubereiten und sich auch gegebenenfalls über die Bedingungen bei anderen Banken zu informieren.

Dies gilt übrigens insbesondere auch bezüglich der Kosten. So gibt es Banken, die für die Ausführung von SEPA-Lastschriften empfindliche Gebühren verlangen. In diesen Fällen kann eigentlich nur zu einem Wechsel geraten werden.

Die Datenformate

Einer der Beweggründe, das SEPA-Projekt zu schaffen, war das Problem, dass Geldtransfers über Ländergrenzen bislang durch proprietäre Datenformate in den einzelnen Ländern behindert wurden. Dies wird durch die Einführung des SEPA-Datenformates gelöst. Dieses XML-basierte Datenformat löst in Deutschland das bisherige Datenformat ab. Dies hat Konsequenzen für alle Systeme, die an der Zahlungsabwicklung beteiligt sind.

Neue Kontodaten

Die alten Kontodaten – Kontonummer und BLZ – werden durch neue europaweit eindeutige Kennungen ersetzt, nämlich die IBAN sowie die BIC. (Letztere fällt allerdings im inländischen Zahlungsverkehr ab Februar 2014 und grenzüberschreitend ab Februar 2016 weg, da die Bankkennung in der IBAN mitenthalten ist.)

Dies hat einige Konsequenzen:

1. Systeme, in denen Kontodaten von Kunden erfasst und prozessiert werden, müssen nun die neuen IBAN/BIC-Daten verwalten können. Diese sind gegenüber den bisherigen Kontodaten erstens i.d.R. länger, zudem enthalten sie nunmehr nicht nur Ziffern, sondern auch Buchstaben. Das gilt natürlich für den Shop-Checkout selbst, jedoch auch für alle nachgeschalteten Programme und Dienste.

2. Bestehende Lastschrift-Mandate können zukünftig „einfach weiterverwendet“ werden, indem sie in SEPA-Lastschriftmandate umgewandelt werden. Hierzu müssen die Kunden lediglich entsprechend informiert werden. Wir haben hierfür einen Musterbrief erstellt.

3. Entsprechend müssen die bestehenden Altdaten einmalig in die neuen IBAN und BIC konvertiert werden.

4. Da zu erwarten ist, dass auch nach Januar 2014 sich zumindest einige Kunden bei der Mandatserteilung im Checkout außer Lage fühlen, ihre Kontoverbindung in den neuen Formaten einzugeben, ist anzuraten, weiterhin eine eigene Konvertierung der Kontodaten vorzunehmen bzw. den Kunden im Checkout anzubieten. Ansonsten könnte sich die Formderung nach der Eingabe von IBAN/BIC zu einem Konversionskiler entwickeln.

Konkreter Handlungsbedarf:

Alle entsprechenden Systeme müssen auf ihre Fähigkeit überprüft werden, mit den neuen Datenformaten umzugehen. Wo diese dies nicht können, müssen sie entsprechend angepasst oder durch andere Systeme bzw. Dienstleister ersetzt werden. Wegen des größeren Speicherbedarfes der erweiterten Daten sollte zudem überprüft werden, ob evtl. zusätzliche Speicherreserven geschaffen werden müssen.

Für die Umwandlung bestehender Kontodaten in IBAN/BIC-Angaben gibt es kommerzielle sowie freie Umwandlungsrechner, letztere erlauben jedoch nur Einzeleingaben. Zudem gibt es Dienstleister, die diese Umwandlung anbieten.

Neues Übertragungsformat

Wegen der Änderungen im Übertragunsformat müssen auch alle Systeme, die bei der Erzeugung und der Übertragung der Lastschriften beteiligt sind, auf das neue Format umgestellt werden. Auch hierzu ist es sinnvoll, das Gespräch mit der eigenen Bank zu suchen.

Konkreter Handlungsbedarf:

Aktuelle Finanzsoftwaren sollten mittlerweile das neue Übertragunsformat beherrschen, erfahrungsgemäß ist es jedoch unerlässlich, das Zusammenspiel zwischen eigener Finanzsoftware und der Bankschnittstelle konkret zu testen. Zudem benötigt die Übertragung wegen der erhöhten Datenmenge eine größere Bandbreite oder dauert evtl. länger.

Ebenso ist der Platzbedarf der Sicherung von SEPA-Transaktionen gegenüber den bisherigen Transaktionen deutlich erhöht!

Lastschrift Mandate gewinnen

Nach den letzten Konkretisierungen der Deutschen Bankenwirtschaft wird der generelle Ablauf zur Gewinnung eines SEPA-Lastschrift-Mandates in etwa dem bisherigen Ablauf zur Mandatsgewinnung für die Lastschrift entsprechen. Dies bedeutet, dass weder händische Unterschrift noch zertifizierte elektronische Signatur durch den Kunden notwendig sind, um ein wirksames SEPA-Lastschrift-Mandat zu erhalten.

Zwar wäre es für Händler insbesondere wegen für eine Beweisführung im Streitfall wünschenswert, eine solche Sicherheit zu bekommen. Solange dies jedoch faktisch kaum umsetzbar ist, kann darauf verzichtet werden. (Eine Ausnahme besteht nur, wenn die ausführende Bank per AGB darauf besteht, siehe oben!).

Wegen der geringen Verbreitung von entsprechenden Signatursystemen oder Schriftpads sowie der Schwierigkeit, ohne solche Hilfsmittel „mit der Maus“ zu „unterschreiben“, würde sich eine solche Forderung schließlich auch als absolute Konversionskiller erweisen.

Für die Formulierung des Formulartextes zur SEPA-Lastschrift Mandats-Gewinnung gibt es standardisierte Vorlagen. Generell ist es sinnvoll, für eine maximale Rechtssicherheit von diesen Vorgaben möglichst nicht oder nur wo unbedingt nötig abzuweichen.

Im Formular zur Mandatsgewinnung muss zwingend die Gläubiger-ID genannt werden, dies ist eine einmalig zentral zugewiesene internationale Identifikationsnummer für den Händler.

Damit Lastschriftmandate später (durch den Kunden) leicht identifiziert werden können, muss jedem Mandat eine Kennung, die Mandatsreferenz zugeordnet werden. Diese Kennnung muss eindeutig sein, kann von Händler aber frei vergeben werden (aus alphanumerischen Zeichen). Es bietet sich an, hierfür beispielsweise die Kunden- und Bestellnummern heranzuziehen. Konkret: Wer nur jeweils ein Lastschriftmandat pro Kunde benutzt, kommt praktisch allein mit der Kundennummer als Kennung aus, wer evtl. mehrere Mandaten pro Kunde verwaltet, muss die Referenzen so gestalten, dass er für des Mandat eine eindeutige Kennung erstellen kann.

Im Formular zur Mandatsgewinnung muss allerdings noch keine Mandatsreferenz genannt werden, es reicht der Hinweis, dass diese später mitgeteilt wird.

Die Daten der Kontoverbindung werden konsequenterweise im IBAN/BIC-Format abgefragt. Hier kann man die Eingabe dieser noch ungewohnten Zahlenkombinationen für den Kunden durch eine intelligente Gestaltung vereinfachen, z.B. indem die Zifferneingabe für die IBAN optisch zerlegt wird in die darin enthaltenen bekannten Blöcke „DE – Prüfziffer – BLZ – Kontonummer“ (siehe Bild).

Konkreter Handlungsbedarf:

Wer noch keine Gläubiger-ID hat, erhält sie (kostenlos) hier.

Alle Formulare zur Mandatsgewinnung (z.B. im Shop-Checkout) müssen umgestellt werden, dabei bietet es sich an, die Eingabe der IBAN durch eine sinnvolle Gestaltung des Eingabefeldes zu erleichtern.

Um den Kunden den Checkout zu erleichtern, man ihnen als Minimallösung einen Link auf einen freien IBAN-Konverter anbieten. Besser ist es, wenn die Eingabefelder so gestaltet werden, dass ein hinterlegter Automatismus im alten Format eingegebene Kontodaten erkennt und ‚on the fly‘ umwandelt.

Soll die Pre-Notification-Frist auf weniger 14 Tage verkürzt werden, muss dem Mandatsformular eine entsprechende Vereinbarung hinzugefügt werden und diese vereinbart werden. Im Checkout-Prozess dürfte es sinnvoll sein, sich das Akzeptieren der Fristverkürzung explizit bestätigen zu lassen – z.B. durch die Pflicht, eine Checkbox abzuhaken.

Das erstellte SEPA-Lastschriftmandat sollte nicht nur sorgfältig gesichert werden, sondern auch dem Kunden in Textform (z.B. in Form eines der Bestätigungsmail angehängten PDF-Dokuments) zugesendet werden.

SEPA Lastschriften einziehen

Pre-Notification: Pflicht zur Vorankündigung

Während die Einholung eines gültigen Mandates mittlerweile auf einen (im Vergleich zu den Anfangsanforderungen) relativ gut umsetzbaren Ablauf reduziert wurde, verbergen sich die Schwierigkeit für Onlinehändler eher an anderer Stelle, beispielsweise bei der für SEPA-Lastschriften vorgeschriebenen „Pre-Notification“ (Vorankündigung des Lastschrifteinzuges) sowie der geforderten Vorlagefristen der Einzüge bei den Banken.
Mit SEPA müssen Lastschrifteinzüge den Kontobesitzern vorangekündigt werden. Dies hat Vorteile für beide Seiten, denn Kunden drohen damit dann empfindliche Bankgebühren, wenn sie nicht für eine entsprechende Deckung sorgen, was Lastschriftrückgaben mangels Kontodeckung zukünftig verringern sollte.

Die Pre-Notification muss folgende Informationen enthalten:

• Die Gläubiger-ID des Händlers, eine zentral zugewiesene internationale Identifikationsnummer
• Die eindeutige Mandatsreferenz
• Die Daten zum bevorstehenden Einzug: Genaues Datum der Kontobelastung, genaue Summe, die Kontodaten des Kundenkontos – sowie bei mehrmaligen Einzügen der Hinweis, dass es ein Einzug innerhalb einer Reihe ist, wobei der erste oder letzte Einzug einer Reihe gesondert benannt werden müssen.

Der Nachteil ist, dass die Vorankündigung dem Kunden generell 14 Tage (Kalendertage!) vor dem Einzugstermin zugehen muss, zudem muss sie zusammen mit weiteren Informationen den exakten Termin und die exakte Summe nennen. Wird später nicht zu diesem angekündigten Termin eingezogen oder soll – z.B. wegen einer Retoure oder einer Teillieferung – eine von der Ankündigung abweichende Summe eingezogen werden, muss zwingend eine erneute Pre-Notification erfolgen – inkl. der nötigen Vorlauffrist.

Dies macht es für Onlinehändler sehr kompliziert, den Versand und die Zahlung miteinander abzustimmen. Allerdings gibt es auch hier gewisse Faktoren, die dies erleichtern. So ist die Frist zwischen Pre-Notification und Einzug zwar standardmäßig auf 14 Tage fixiert, es ist jedoch möglich, davon abweichende Absprachen zu treffen. Konkret bedeutet dies: Händler können mit ihren Kunden kürzere Fristen für die Pre-Notification vereinbaren. Dabei ist allerdings Augenmaß angeraten, denn eine zu starke Verkürzung der Vorankündigungsfrist zugunsten des Händlers könnte eine unzulässige einseitige Benachteiligung des Kunden darstellen.

Hier scheint sich eine Verkürzung auf fünf Tage zu etablieren; wie dies beispielsweise auch Cosmos Direkt vorsieht (siehe Bild).

Vorlauffrist

Eine weitere zeitliche Hürde, die sich für den Händler zwischen die Erringung des Mandats und den tatsächlichen Geldeinzug stellt, ist die Vorlauffrist der Banken. Aktuell behält sich die Deutsche Bankenwirtschaft fünf Arbeitstage für die Bearbeitung von SEPA-Lastschrift-Einzügen vor. Das heißt, SEPA-Lastschriften (beim erstmaligen oder einmaligem Einzug) müssen mit fünf Tage Vorlauffrist beim einziehenden Bankinstitut vorliegen. Allein dadurch würde sich eine noch kürzere Pre-Notification-Frist aktuell gar nicht lohnen.

Glücklicherweise kann sich diese Vorlauffrist ab November reduzieren, denn das Regelwerk der Deutschen Kreditwirtschaft sieht vor, dass Banken dann auch eine Frist von nur einem Geschäftstag anbieten dürfen³. Hier ist also erneut die Kommunikation mit der Hausbank wichtig, um zu klären ob und ab wann man von kürzeren Vorlauffristen profitieren kann.

Unabhängig von Fristverkürzungen bleibt für Versandhändler jedoch die Situation bestehen, dass sie bei der SEPA-Lastschrift ihre Ware direkt versenden und damit in Vorleistung gehen müssen. Wollen sie stattdessen erst nach Geldeinzug versenden, resultieren daraus Versandverzögerungen, die kaum ein Kunde bereit sein wird, hinzunehmen.

Allerdings ist auch dies keine neue Situation. Denn auch mit der bisherigen Lastschrift erfolgt der Warenversand ja i.d.R. deutlich vor dem Geldeinzug. Eine Alternative bieten Dienstleister, die die Lastschrift-Zahlungen abwickeln und dabei auch das Zahlungsausfall-Risiko übernehmen.

Konkreter Handlungsbedarf:

Ganz entscheidend ist es, rechtzeitig – also sozusagen gestern schon – die eigenen Prozesse genau zu untersuchen und an die neuen Vorgaben anzupassen:

• Wie wird die Mandatsreferenz generiert?
• Wann wird die Pre-Notification an den Kunden versendet?
• Wann werden die SEPA-Einzüge an die Bank übermittelt?
• Wie wird mit Teillieferungen verfahren, wie mit Retouren (nötige erneute Pre-Notification mit korrigierten Einzugsdaten!)?

Zur Verkürzung der Vorlauffrist müssen die Konditionen der eigenen Hausbank geklärt werden.

Weiternutzung bestehender Lastschriftmandate

Das SEPA-Regelwerk sieht ausdrücklich die Möglichkeit vor, bestehende alte Lastschriftgenehmigungen als SEPA-Lastschrift-Mandate weiter zu nutzen. Hierzu müssen die Kunden lediglich entsprechend informiert werden. Mustertexte für eine solche Information gibt es im Web zuhauf, allerdings glänzen diese meist durch absolute Unverständlichkeit. Wer seine Kunden nicht zutiefst erschrecken möchte, findet vermutlich besser eigene Formulierungen. Wichtig ist dabei nur, dass die vorgeschriebenen Angaben gemacht werden, allen voran natürlich die Gläubiger-ID sowie die Mandatsreferenz, unter der das alte Lastschriftmandat nun als SEPA-Lastschift-Mandat weitergenutzt werden wird.

Konkreter Handlungsbedarf:

Für bestehende Lastschriftmandate, die zukünftig als SEPA-Lastschrift-Mandat weitergenutzt werden sollen, müssen entsprechende Mitteilungen aufgesetzt und rechtzeitig an die Kunden versendet werden.

SEPA-Überweisungen

Wie eingangs geschrieben: SEPA kommt – so oder so. Auch Händler, die zukünftig auf das Lastschriftverfahren verzichten wollen, werden mit SEPA konfrontiert werden. Spätestens bei eigenen Überweisungen. Denn auch hierbei geht über kurz oder lang kein Weg an den wenig komfortablen IBAN vorbei, viele Unternehmen geben auf ihren Überweisungsträgern bereits heute IBAN und BIC statt der alten Kontodaten an.

Händler, die Kauf auf Rechnung anbieten, stehen ebenfalls vor der Aufgabe, ihre Überweisungsträger und Kontoinformationen auf die neuen Kennungen umzustellen. Viele Händler befürchten jedoch, dass Kunden nicht mit diesen längeren Zahlenkombinationen umgehen können und diese als Zumutung empfinden. Darum zögern sie die Umstellung möglichst lange heraus.

Da andere Händler – beispielsweise Tchibo – aber bereits heute mit IBAN/BIC auf den Überweisungsträgern arbeiten, kann man sicherlich davon ausgehen, dass bei den Kunden mittlerweile bereits ein Umlernen beginnt.

Spätestens wenn in Kürze die alten Kontodaten komplett abgeschafft sind, gibt es eh keine Alternativen mehr. Zudem ist die IBAN tatsächlich gar nicht länger als (viele) herkömmlich Kontonummer/BLZ-Kombinationen, es ist ja lediglich eine zweistellige Kennziffer hinzugekommen.

Konkreter Handlungsbedarf:

Überweisungsträger und Kontoangaben müssen auf IBAN und (vorübergehend) BIC umgestellt werden. Dazu müssen alle Stellen (online und offline!) ermittelt werden, an denen die Kontoverbindung genannt wird.

Mein Tipp:

Legen Sie den Widerwillen gegen SEPA ab, er hilft nicht und hemmt nur.

Wenn Sie es noch nicht gemacht haben: Gehen Sie JETZT planvoll das Thema an.

Wo immer Sie Ihre Kontoverbindung nennen, helfen Sie Ihren Kunden, wenn Sie eine große, gut lesbare Schrift mit guten Hintergrundkontrast wählen.

Schaffen Sie bei Formularen, in die IBAN-Nummern eingegeben werden müssen, eine bessere Übersichtlichkeit, indem Sie Abstände zwischen Zahlengruppen einfügen. Indem Sie es optisch zerlegen, nehmen Sie dem „ellenlangen Eingabefeld“ den Schrecken. Tun Sie dies überall dort, wo die Daten per Maus herauskopiert werden (können) – also auf Webseiten oder in PDF-/Worddateien – aber NICHT per Leerzeichen, sondern durch Zeichenabstände. So gibt es keine Probleme beim Kopieren und Einfügen.

Und verraten Sie Ihren Kunden doch den Trick, wie sie sich das mühsame Abtippen künftig erleichtern können: Wer die Überweisung als Vorlage speichert, hat bei der nächsten Bestellung praktisch keinen Aufwand mehr mit dem Ausfüllen der Überweisung – oder er erteilt direkt ein SEPA-Lastschrift-Mandat 😉

Viel Erfolg mit SEPA!

Herzlich aus Hürth
Nicola Straub

[1] http://www.europeanpaymentscouncil.eu/

[2] http://www.bundesbank.de/Redaktion/DE/Standardartikel/Kerngeschaeftsfelder/Unbarer_Zahlungsverkehr/die_sepa_lastschrift.html

[3] https://www.sepadeutschland.de/faq