Es ist beachtlich, welche riesigen Datenmengen wir Tag für Tag produzieren, ob im Beruf oder privat. Die Daten-Archivierung ist ein Thema, mit dem sich jedes Unternehmen beschäftigen muss. Denn Rechnungen müssen mindestens 10 Jahre, Geschäftsbriefe und Angebote mindestens 6 Jahre aufbewahrt werden.
Heutzutage werden Dokumente in Papierform und digital abgelegt. Papierunterlagen benötigen Lagerplatz, der gewisse Anforderungen erfüllen muss. Die Belege sollten trocken gelagert, keinem Licht ausgesetzt werden und die Temperatur darf nicht zu hoch sein. Nach der Aufbewahrungsfrist müssen die Unterlagen auch noch richtig entsorgt werden. Da Papierbelege neben Lager- und Entsorgungskosten auch Druckkosten für Unternehmen bedeuten, wird die Digitalisierung von Dokumenten immer häufiger und gerne angewandt. Seit einiger Zeit stellt sich heraus, dass die Archivierung von Daten immer häufiger über das Internet gemanagt wird. Doch wie schafft man es, die Haltbarkeit und Auffindbarkeit der Belege sicherzustellen?
Zunächst klingt die Idee der digitalen Archivierung gut und viel einfacher, als die der Papierform. Nicht selten kommt es jedoch vor, dass Daten nicht mehr gefunden werden oder sogar beschädigt sind, weil zuvor keine Sicherung stattgefunden hat. Auch bei einem Betriebssystem- oder Software-Wechsel wird es immer schwieriger, den Daten-Überblick zu behalten.
Langzeitspeichersysteme sind hier die Lösung, die eine dauerhafte Verfügbarkeit von Daten ermöglicht. Allerdings können sich momentan nur große Online-Händler solche kostspieligen und aufwendigen Systeme leisten. Eine Alternative sind Dienstleister, die sich um die Archivierung von Belegen und Rechnungen kümmern. Entscheidend sind dabei das Vertrauen, die Kosten und das Know-How des Archivierungsdienstleisters.
DreamRobot SecureStore ist ein Cloud-Dienstleister, der nicht nur für eine hohe Standardisierung, sondern auch für Sicherheit und Vertrauenswürdigkeit steht.
Interview mit Frank Oddey von DreamRobot SecureStore
Archivierung ist ein Thema, mit dem sich jeder Unternehmer auseinandersetzen muss, welche Möglichkeiten hat der Händler?
Heute werden Rechnungen mehr und mehr elektronisch versandt und archiviert. Das spart Zeit in der Verwaltung, birgt aber auch Eigenheiten, die es zu beachten gilt.
Denn nach wie vor gilt: Der Rechnungsversender hat dem Finanzamt gegenüber die Nachweispflicht. Er muss innerhalb der Aufbewahrungsfrist belegen können, dass das Dokument integer und authentisch ist, also unverändert und von ihm stammt. Er hat außerdem dafür Sorge zu tragen, dass seine EDV auch nach vielen Jahren die Rechnung noch findet und sie angezeigt und gelesen werden kann. Bei häufigen Betriebssystem- und Softwarewechseln gar nicht so einfach.
Abhilfe schaffen Langzeitspeichersysteme – mit einem hohen Standardisierungsgrad – die dauerhafte Verfügbarkeit der Daten auch über Migrationsgrenzen hinweg sichern.
Nur große Online-Händler leisten sich solche Systeme, die in der Anschaffung schnell den Wert eines Kleinwagens überschreiten und nur mit hohem administrativem Aufwand zu pflegen sind. Ein Ausweg ist die Rechnungsarchivierung beim Dienstleister. Dieser muss jedoch vertrauenswürdig sein, seine Technik beherrschen und die Kosten überschaubar halten. Schließlich hostet er Ihre Rechnungen, für die Sie vor den Steuerbehörden nach wie vor nachweispflichtig sind.
Rechnungen sind nicht mehr auffindbar oder zerstört, z.B. durch einen Wasserschaden oder eine defekte Festplatte. Was kann dies für den Unternehmer bedeuten?
Nicht vorhandene Rechnungen, können bei einer Steuerprüfung zu einer Schätzung führen, die im Allgemeinen zum Nachteil des Betroffenen ausfällt. Darüber hinaus kann auch zusätzlich eine Strafe auferlegt werden. Allein aus dem Grund macht es Sinn, sich Gedanken über eine professionelle Archivierung zu machen.
Seit letztem Jahr bietet DreamRobot einen Archivierungsservice an. Was ist das genau?
Uns war klar, dass wir eine rechtsichere Lösung nur in Verbindung mit starken und erfahrenen Partnern aufbauen können. Aus dem Grund haben wir ein Joint Venture gegründet: Mit Marcant, einem zertifizierten Hoster, der die Hardware, Anbindung und den technischen Betrieb sicherstellt und dem ECM- und Archivspezialisten Ceyoniq Technology, der schon seit Jahren erfolgreich dieses System entwickelt – allesamt deutsche Unternehmen.
Ist DreamRobot SecureStore nicht auch eine Lösung unter vielen?
Auch andere Dienstleister bieten Archivierungsmöglichkeiten an. Das Besondere an DreamRobot SecureStore ist die Art der Archivierung, die über die gesamte Aufbewahrungszeit der Rechnung nicht nur den Beleg selbst, sondern auch seine Integrität und Authentizität gerichtsfest sicherstellt. Hier spricht man von der TR-ESOR-konformen beweiswerterhaltenden Langzeitspeicherung, die – höchst standardisiert – der technischen Richtlinie des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnologie (BSI) folgt und derzeit als das Maximum an Vertrauenswürdigkeit gilt.
DreamRobot SecureStore setzt als erster und derzeit einziger Cloud-Dienst auf die BSI-zertifizierte TR-ESOR-Komponente Governikus LZA des Bremer Security-Spezialisten Governikus. Die Lösung wird kontinuierlich weiterentwickelt und an die stets aktuellen regulatorischen Vorgaben angepasst. Zur Anwendung kommen jeweils nur die vom BSI als sicher eingestuften Verschlüsselungs-, Signatur- und Zeitstempelverfahren.
Mit Stolz können wir sagen, dass unsere Lösung derzeit einzigartig in Deutschland ist und von immer mehr Kunden genutzt wird. Wir haben über DreamRobot in den ersten 3 Monaten über 1,5 Millionen Rechnungen im System archiviert.
Aufgrund diverser Kundenanfragen wurde eine REST-API entwickelt. An diese können sich auch andere Softwarehersteller und Firmen anschließen, um DreamRobot SecureStore als Anwendung in ihrem Unternehmen oder als „White Label“-Lösung für ihre Kunden zu nutzen.
Was mit Ausgangsrechnungen angefangen hat, wird mit Beleggut jeglicher Art fortgeführt. In der API ist dies schon berücksichtigt und für die Online-Bestellabwicklung DreamRobot in Planung.
Link zu einem weiterführenden t3n-Artikel