Versandverpackungen: Ein unterschätztes Problem des Onlinehandels

(Gastartikel) – Onlineshops zeichnen sich durch einen hohen Verpackungsmittelbedarf aus und müssen folglich erhebliche Mittel für Material und Personal aufwenden. Trotzdem befassen sich viele Onlinehändler nur am Rande mit der Problematik des Verpackens. Die Folgen sind hohe Lohnkosten, übermäßiger Materialverbrauch, Transportschäden und unprofessionell wirkende Pakete.

Betrachtet man sich die Gesamtrechnung für Versandverpackungen für Onlinehändler, so erweist sich die aufgewendete Arbeitszeit mit einem Anteil von 60-90% mit großem Abstand als wichtigster Kostentreiber. Hierunter fällt die Zeit für den Materialeinkauf, das Verpacken, den Lagerbetrieb und die Bearbeitung von Transportschäden. Das Verpackungsmaterial hat seinerseits einen Kostenanteil von 10-40%. Schließlich fallen noch geringe Kosten durch die Kapitalbindung für Lagerbestände, Packplätze und Verpackungsmaschinen, sowie für den benötigten Raum an. Diese Zahlen machen deutlich, dass eine Reduktion der Gesamtkosten primär durch eine Steigerung der Arbeitseffizienz erreicht wird, während Einsparungen beim Verpackungsmaterial und der Betriebsausstattung nur geringe Effekte zeitigen.

Personalkosten, Materialkosten und die Kosten für die Packplätze sind keine isolierten Größen, sondern sie stehen in einem sich gegenseitig bedingenden Verhältnis. Denn sowohl Investitionen ins Verpackungsmaterial als auch in die Betriebsausstattung führen zu einer Reduktion der Personalkosten. Das Optimum ist am Punkt erreicht, wo durch zusätzliche Ausgaben für Verpackungsmaterial und die Betriebsausstattung keine höheren Einsparungen bei den Lohnkosten mehr erreicht werden können. Für eine Kostenoptimierung ist daher die genaue Kenntnis dieses Zusammenhangs für den eigenen Betrieb entscheidend.

Das Handling ist entscheidend

Für das Aufstellen, Ausfüllen und Verschließen der Versandverpackungen gilt die einfache Regel: Minderwertiges oder ungeeignetes Material muss durch zusätzliche Arbeitszeit kompensiert werden. Viele Onlineshops verwenden in ihrer Anfangszeit die Verpackungen, mit denen sie ihrerseits beliefert wurden und wenden bereits für wenige Pakete Stunden auf. In einer zweiten Phase greifen sie dann auf einfache Kartons zurück, die zwar bereits erhebliche Effizienzsteigerungen bringen, aber immer noch weit von einer optimalen Lösung entfernt sind. Die Einsparpotentiale geeigneter Materialien werden meist erst nach Jahren erkannt.

Dieser Weg kann deutlich verkürzt werden, wenn bei Wahl des Materials von Anfang an ein gutes Handling im Vordergrund steht. Gute Kartonagen lassen sich durch einen einzigen Handgriff aufstellen und durch einen Selbstklebestreifen verschließen. Packband ist so zu wählen, dass eine einfache Verklebung reicht. Hier ist zudem zu beachten, dass Klebebänder auf bestimmte Temperaturen ausgelegt sind, was insbesondere bei winterkalten Packplätzen eine Rolle spielt. Inzwischen existiert ferner ein vielfältiges Angebot von Versandverpackungen, die auf die speziellen Anforderungen des Onlinehandels zugeschnitten sind. Sie lassen sich besonders schnell aufstellen und verschließen und machen den Einsatz von Füllmaterial oft überflüssig.

Ein weiterer Zusammenhang besteht zwischen dem Verpackungsmaterial und den Bearbeitungskosten für Transportschäden. Die Ursache solcher Schäden liegt fast immer in der Verwendung von falschem oder minderwertigem Verpackungsmaterial. Auch hier gilt, dass die Kosten für die Bearbeitung von Schadensfällen die Mehrkosten für sicheres Verpackungsmaterial um ein Vielfaches übersteigen.

Gut handhabbares Verpackungsmaterial führt allerdings nur dann zu Effizienzsteigerungen, wenn die Mitarbeiter die Vorteile auch tatsächlich nutzen. Dazu müssen sie über die Eigenschaften der Materialien informiert und im Umgang mit ihnen geschult werden. Bei unseren Ortsterminen treffen wir immer wieder auf Kunden, die ihre Verbrauchsgewohnheiten auch nach der Umstellung auf hochwertiges Material nicht verändern.

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Effiziente Packplätze

Junge und kleinere Onlineshops leiden oft unter ineffizienten Packplätzen. Einer der häufigsten Fehler betrifft die Lagerung des Verpackungsmaterials, das aufgrund knapper Raumverhältnisse nicht selten auf mehrere „übriggebliebene“ Orte verteilt wird. Da jedoch die Suche und Entnahme der Verpackungsmaterialien viel Zeit in Anspruch nimmt, sollten lange Wege, unzugängliche Bestände und Unordnung unbedingt vermieden werden. Wer nicht über genügend Platz verfügt, kann sein Material auch beim Verpackungsmittelhändler zwischenlagern und sich die Ware auf Abruf liefern lassen. Ein weiteres Thema sind die benötigten Werkzeuge: Scharfes Schneidgerät, hochwertige Abrollgeräte, Vorrichtungen für das Zerknüllen von Packpapier, Hängevorrichtungen für Verpackungschipssäcke sind keine großen Investitionen und verkürzen den Verpackungsvorgang deutlich. Der Einsatz von größeren Verpackungsmaschinen ist ab einem Tagesvolumen von etwa 50 Paketen pro Tag zu prüfen.

Die meisten Onlineshops haben aufgrund saisonaler Effekte große Schwankungen bei den Bestellungen. Hier stellt der temporäre Einsatz von gemieteten Verpackungsmaschinen und von Verpackungen mit maximalen Handlings-Erleichterungen eine kostengünstige Alternative zu zusätzlichem Personal oder Überstunden dar.

Das Erscheinungsbild zählt

Wir treffen immer wieder auf Onlineshops, die zwar viel in das Erscheinungsbild, die Trusts, das Kauferlebnis und die Usability ihrer Webseiten investieren und gleichzeitig das Aussehen ihrer Versandverpackungen vernachlässigen. Hier wird unterschätzt, dass die Versandverpackung der einzige physische Eindruck des Onlinehändlers beim Kunden darstellt und maßgeblich zum Image beiträgt. Es sollte daher immer das Ziel sein, dass der Kunde ein ordentliches Paket im Corporate Identity des Shops bekommt. Die kostengünstigste Variante zur Individualisierung einer Versandverpackung stellt die Verwendung von bedrucktem Klebeband dar. Sie verteuert eine Verpackung um 1-2 Cent. Bei größeren Onlineshops hat sich der Aufdruck des Firmenlogos durchgesetzt, was mit 10-20 Cent zu Buche schlägt und ein Bestellvolumen von 500 Stück erfordert. Auch bezüglich des Erscheinungsbildes gilt, dass Mitarbeiter geschult und die Qualität ihrer Arbeit kontrolliert werden muss.

Große Lagerbestände lohnen sich nicht

Wer große Mengen bestellt, profitiert bei allen Verpackungsmittelhändlern von erheblichen Mengenrabatten und dem Wegfall von Lieferkosten. Dies verleitet manchen Onlineshop dazu, viel Verpackungsmaterial auf Vorrat zu kaufen. Doch wie anderswo geht der Trend auch hier in Richtung schlanke Lager, denn hohe Bestände steigern das Risiko von Fehldispositionen, verbrauchen wertvollen Platz, binden Kapital und schränken die Flexibilität des Betriebes ein. Viele Onlinehändler kennen das Problem, dass einzelne Produkte des Sortimentes Spezialverpackungen erfordern. Gerade hier sollte unbedingt immer nur der unmittelbare Bedarf bestellt werden, um nicht plötzlich Material wegwerfen zu müssen. Die Vorteile schlanker Lager führen dazu, dass sich größere Händler ihren Bedarf täglich anliefern lassen. Für kleinere Betriebe gilt die Daumenregel, dass die Lagerbestände mindestens einmal im Monat umgesetzt werden sollen.

Die Preise der einzelnen Produkte unterscheiden sich je nach Verpackungsmittelhändler, weshalb manche Onlineshops bei zahlreichen Händlern jeweils das günstigste Angebot bestellen, um dadurch die Materialkosten zu senken. Allerdings steht diesen Einsparungen auf der einen Seite ein erheblicher Bestellaufwand auf der anderen Seite gegenüber. Zudem ist sind schlanke Lager mit mehreren Lieferanten kaum noch zu realisieren, da die Bestellmengen für häufige Anlieferungen beim einzelnen Händler zu klein werden.

Beratungsangebote ausnutzen

Da sich die Konkurrenzsituation auf dem Verpackungsmittelmarkt verschärft hat, profilieren sich größere Verpackungsmittelhändler mit kostenloser Beratung durch erfahrene Außendienstmitarbeiter. Dieses Angebot sollte unbedingt genutzt werden. Man kann vom Außendienstmitarbeiter verlangen, überzeugende Lösungen zu präsentieren und erfährt im Zuge solcher Gespräche viel über Optimierungsmöglichkeiten.

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Erste Schritte zur Rationalisierung des Verpackens

1. Beseitigen Sie die schlimmsten Arbeitszeitfresser: Lagern Sie das Verpackungsmaterial griffbereit. Nutzen Sie wenn möglich spezialisierte Versandverpackungen und selbstverklebende Kartonagen. Achten Sie auf die Qualität der Klebebandabroller und verwenden Sie Klebeband, das auf die Temperatur am Packplatz ausgelegt ist.
2. Fragen Sie sich selbst oder einen Mitarbeiter, ob es problemlos möglich ist, die eingesetzten Kartonagen auswendig aufzuzählen. Ist dies nicht der Fall, ist die Vielfalt zu groß. Verwenden Sie so wenig unterschiedliche Kartongrößen wie möglich. Mit Luftpolsterkissen oder Papierpolstern können Hohlräume kostengünstig ausgefüllt werden, wobei gleichzeitig der Schutz der Ware verbessert wird.
3. Überprüfen Sie, ob sich in ihrem Lager ungebrauchtes Verpackungsmaterial sammelt, das „vielleicht irgendwann noch gebraucht werden kann“. Verringern Sie die Bestellmengen und bestellen dafür in kürzeren Intervallen, um solche platzraubenden Fehldispositionen zu vermeiden.
4. Schicken Sie sich selbst ein Packet zu. Fragen Sie sich, ob Sie sich freuen würden, ein solches Paket zu bekommen und ob es Lust macht, geöffnet zu werden. Ist ihr Onlineshop auf den ersten Blick als Absender erkennbar?
5. Suchen Sie sich einen Verpackungsmittelhändler ihres Vertrauens, bei dem Sie ihr gesamtes Verpackungsmaterial beziehen und nehmen ihn in die Pflicht, ihre Verpackungsproblematik optimal zu lösen.