Die Pflicht, überhaupt Rechnungen ausstellen zu müssen, ergibt sich aus § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) und diese gilt natürlich auch für den Onlinehandel. Immer mehr Händler gehen dazu über, nur noch elektronische Rechnungen zu verschicken. Ist das überhaupt zulässig oder haben Kunden ein Recht darauf, eine ausgedruckte Papierrechnung zu erhalten?
Seit Inkrafttreten des Steuervereinfachungsgesetzes im Jahre 2011 können Rechnungen einfach elektronisch versendet werden. Die bis dahin geltende Pflicht zur Verwendung einer qualifizierten Signatur oder des sog. EDI-Verfahrens ist entfallen. Unternehmer müssen nach § 14 Abs. 1 UStG nur „die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit“ zu gewährleisten. Das kann auch elektronisch erfolgen. Echtheit der Herkunft bedeutet die Sicherheit der Identität des Rechnungsausstellers. Unversehrtheit des Inhalts bedeutet, dass die nach diesem Gesetz erforderlichen Angaben nicht geändert wurden. Durch die Versendung einer Rechnung im pdf-Format, per Fax oder der Bereitstellung eines Downloadlinks können diese Anforderungen ebenso erfüllt werden wie bei einer ausgedruckten Papierrechnung.
Ob eine Rechnung elektronisch an den Kunden versendet werden darf, hängt nach § 14 Abs. 1 UStG von dessen Zustimmung ab. Fehlt die Zustimmung, ist die Rechnung auf Papier zu übermitteln.
In der Praxis wird die Zustimmung des Kunden zur elektronischen Rechnungsübermittlung meistens innerhalb der Verkaufsbedingungen eingeholt. Bei Amazon ist dies etwa in Ziffer 2 der aktuellen Verkaufsbedingungen geregelt. Dort heißt es: „Sie stimmen zu, dass Sie Rechnungen elektronisch erhalten. Elektronische Rechnungen werden Ihnen im PDF Format in dem Bereich Mein Konto der Webseite zur Verfügung gestellt. Wir werden Sie für jede Lieferung in der Versandbestätigung darüber informieren, ob eine elektronische Rechnung verfügbar ist. Weitere Informationen über elektronische Rechnungen und für eine Anleitung, wie man eine Kopie der Rechnung auf Papier bekommen kann, erhalten Sie auf unseren Hilfeseiten.“
Kunden, die bei einer Bestellung über die Allgemeine Geschäftsbedingungen des Verkäufers die Zustimmung zum Erhalt von elektronischen Rechnungen erteilen, haben daher keinen Anspruch auf Zusendung einer Papierrechnung. Zur Vereinfachung der Prozesse sollten Onlinehändler daher standardmäßig entsprechende Klauseln in ihre Verkaufsbedingungen aufnehmen.