Cyberday hat eine Checkliste zum kostenlosen Download bereitsgestellt, die für Händler in stark komprimierter Form die To-dos für die Umstellung des Shops vom alten Lastschriftverfahren auf die neuen SEPA-Basislastschriften beschreibt. Das ist sicherlich hilfreich für alle die, die noch immer über der Umstellung sitzen.
Während die einen das SEPA-Verfahren bereits erfolgreich nutzen (es läuft ja schon eine Weile!), sitzen andere noch immer an der Umstellung. Letztere können etwas aufatmen, denn folgt das Europäische Parlament sowie der EU-Rat den Vorschlägen der EU-Kommission, wird die Abschaltung der alten Lastschriftverfahren um ein halbes Jahr verschoben. Dies bietet einen zusätzlichen zeitlichen Spielraum, das neue Verfahren ausgiebig zu testen.
Dabei stecken die Probleme weniger darin, die Vorgaben des neuen Verfahrens rechtsgetreu umzusetzen – es sind vielmehr die Schwierigkeiten der Versandhandels-Realität, die die Umsetzung komplex machen. Vor allem die Problematik der (Waren-)Retouren oder nicht zugestellter Sendungen sorgen für Unsicherheit:
In der Regel werden sich Händler bei der Implementierung der SEPA-Lastschrift bei der Mandatserteilung durch den Kunden eine Verkürzung der Vorinformationsfrist (Pre-Notification) von standardmäßig 14 Tagen auf eine kürzere Frist von beispielsweise sieben Tagen bestätigen lassen. Damit können die Rechnungsbeträge bereits relativ zeitnah (im Beispiel eben sieben Tage nach Vorabinformation) vom Kundenkonto eingezogen werden.
Doch auch in solch einer verkürzten Zeitspanne können Retouren eingetreten sein. Dann wären allerdings die Vorabinformationen an den Kunden falsch und müssten berichtigt werden – schlimmer jedoch ist es, wenn wegen einer vergleichsweise langer Vorlagefristen einiger Banken der Einzugsauftrag zum Zeitpunkt der Retoure bereits bei der Bank liegt – Kunden dürften wenig Verständnis zeigen, wenn trotz Retoure volle Bestellsummen eingezogen werden.
Prinzipiell neu ist diese Situation aber nicht, denn auch beim alten Lastschriftverfahren konnte es zu ungünstigen Überschneidungen kommen. Die im alten Jahr noch verbreitet sehr langen Vorlagefristen der Banken für SEPA Lastschriften sowie die Pre-Notification-Frist verstärkten diese Problematik jedoch. Nachdem seit Oktober 2013 die Banken kurze Vorlagefristen von nur einem Werktag anbieten können, liegt darin ein gewichtiger Schlüssel zur Entschärfung. Onlinehändler tun daher gut daran, mit ihrer Hausbank die SEPA-Einzüge durchzutesten und den Workflow genauestens abzustimmen:
- Drängen Sie darauf, dass Ihre Bank eine minimale Vorlagefrist von nur einem Tag anbietet (und einhält). Dies berührt übrigens einen Vorteil von SEPA: Die Fristen, zu denen Geld eingezogen wird, liegen nicht mehr im Ermessen der Bank. Während es bislang vom Arbeitstempo der Banken abhing, wann Händler eingezogene Gelder tatsächlich auf ihrem Konto vorfanden, sind die Banken nur auf das festgelegte Datum verpflichtet. D.h., Sie als Händler wissen genau, wann welche Gelder auf Ihrem Konto ankommen!
- Achten Sie allerdings auch auf die Kosten: Während manche Banken die Lastschriften sogar kostenlos einziehen, verlangen andere Gebühren, die für viele Händler praktisch untragbar sind.
- Und nutzen Sie ggf. die Möglichkeit, mit Einverständnis der Kunden die Pre-Notifikationfrist von 14 Tagen zu verkürzen. So müssen Sie nicht so lange mit dem Rechnungseinzug warten, falls sich nach Retouren oder Lieferschwierigkeiten Änderungen bei der Rechnungssumme ergeben. Viele Unternehmen, die bereits erfolgreich mit SEPA-Basislastschriften arbeiten, haben die Pre-Notificationfrist beispielsweise auf eine (statt zwei) Wochen verkürzt und fahren gut damit.
Keiner kennt das Retourenverhalten Ihrer Kunden so gut wie Sie – es liegt daher an Ihnen, den Lastschrift-Ablauf so zu gestalten, dass möglichst wenige Problemfälle bei der Zahlung entstehen. Aber wenn Sie bislang auch schon mit Lastschriften gearbeitet haben, kennen Sie diese Situation ja auch schon.
Übrigens: Nicht wenige Händler reagieren auf die „Zumutung SEPA“ mit Abschaltung der Lastschrift-Option. Vor einem solchen Schritt sollte man jedoch genau bedenken, ob dies im Sinne der Kunden (und damit des eigenen Umsatzes) ist. So zeigte auch die aktielle Studie des ECC zum Internet-Zahlungsverkehr, dass Kunden die Zahloption Lastschrift sehr gern nutzen:
Zudem: SEPA bringt für die Kunden noch weitere Vorteile wie die erhöhte Sicherheit durch die Vorabinformation vor dem Einzug. Doch auch Händler profitieren. Z.B. durch die explizite Pflicht des Kunden, für eine ausreichende Deckung des Kontos zu sorgen. Oder durch die deutliche verbesserte Steuerungsmöglichkeiten (= weniger Abhängigkeit von der ‚Tagesform‘ der Bank). Und nicht zuletzt durch die erhöhte Rechtssicherheit des gesamten Verfahrens – und zwar ium gesamten SEPA-Zahlungsraum.
Allerdings: Aktuell „üben“ auch manche Banken noch und so mancher Ablauf ist noch etwas zäh. Wir würden gern erfahren, welche Erfahrungen Sie bisher gemacht haben mit dem Thema, bei Ihren Umstellungsaktivitäten und mit den ersten Zahlungen auf SEPA-Basis.
Herzlich aus Hürth
Nicola Straub
PS: Alle Basisinformationen zu Sepa finden Sie hier.